Waktu yang dipakai untuk meeting cukup menyita dari seluruh jam kerja. Namun, meeting memang diperlukan untuk mendapatkan hasil dari pembahasan bersama. Nah, diharapkan hasil ini bisa diterapkan secara berkelanjutan untuk perkembangan perusahaan ke depannya. Untuk dapat menjalankan meeting yang efektif, maka dibutuhkan manajemen yang baik oleh seluruh peserta meeting. Baik itu sebelum, selama dan setelah meeting. Ada beberapa langkah yang bisa diterapkan agar meeting bisa berlangsung dengan produktif dan bergerak lebih cepat ke tujuan perusahaan.
Merencanakan meeting
Meeting yang efektif dimulai dari perencanaan meeting itu sendiri. Tentukan apa yang ingin dicapai dari meeting tersebut. Jadi, menetapkan tujuan meeting yang akan dilakukan. Dengan adanya tujuan maka meeting akan jadi lebih fokus. Jangan lupa juga membuat agenda meeting dan menentukan berapa jumlah pesertanya dan siapa saja yang akan menjadi peserta meeting.
Memastikan kebutuhan meeting
Anda bisa pastikan bahwa para undangan meeting benar-benar datang seluruhnya sebelum menjalankan meeting. Agar tidak ada poin penting yang terlewat. Sebelum dimulai Anda pun bisa memastikan bahwa peralatan meeting yang diperlukan sudah lengkap. Mulai dari spidol boardmarker, proyektor, laptop untuk LCD dan semuanya. Persiapkan juga lebih dulu dokumentasi untuk meeting apabila diperlukan.
Melibatkan setiap peserta dalam meeting
Dalam meeting akan ada banyak orang yang berkumpul dalam satu ruangan dengan berbagai macam kepribadian. Ada yang kalem, namun ada juga yang suka mendominasi meeting tersebut. Bagi koordinator meeting, penting untuk memastikan setiap pesertanya buka suara dan menyampaikan saran serta opini. Supaya didapat hasil yang menyeluruh dari seluruh anggota, daripada jika hanya satu orang saja yang mendominasi forum di dalam meeting.
Tindak lanjut hasil meeting
Seusai meeting akan ada poin-poin yang dicatat sebagai hasil meeting dan direncanakan akan diterapkan oleh seluruh peserta meeting. Pastikanlah setelah menjalankan meeting bahwa masing-masing individu sudah menyetujuinya dan berkomitmen untuk menjalankan hasil meeting tersebut. Selain itu, jangan lupa pula Anda melakukan evaluasi terkait meeting yang baru saja diikuti. Apa yang masih perlu untuk diperbaiki, lalu apa saja yang sudah berhasil dan bisa diulang saat ada meeting lagi.
Melakukan perbaikan
Seperti yang kita bahas pada poin keempat tadi, semua peserta meeting harus berkomitmen untuk menjalankan hasil meeting yang telah disepakati. Ini juga mendukung supaya meeting yang telah dijalankan memberikan hasil yang efektif. Jadi, memang terlihat seperti apa dampaknya di kantor usai meeting itu dilakukan. Hal tersebut juga bisa menjadi tolak ukur dalam menjalankan meeting yang efektif. Dengan terus melakukan perbaikan baik dari segi pelaksanaan hasil meeting, maupun teknis meeting itu sendiri, maka kedepannya meeting yang dilakukan juga akan semakin baik.
Menjalankan meeting dengan baik merupakan sebuah keahlian yang kamu perlukan untuk menjadi seorang manager. Jika kamu sudah baik dalam menjalankannya, maka kamu siap menjadi manager. Cari pekerjaan sebagai manager di Urbanhire, terdapat banyak pilihan dari berbagai industri.
